An der Europa-Universität Flensburg wurde in den Jahren 2002-2004 das Campus-Management-System HIS-GX eingeführt. Es besteht aus unterschiedlichen Modulen:

• Personalverwaltung
• Immobilienverwaltung
• Studienplatzbewerbungsportal
• Studierendendatenverwaltung
• Prüfungsdatenverwaltung
• sowie dem LSF-Portal mit dem hiesigen Namen Studiport.

Es handelt sich dabei um ein Produkt der 90er Jahre, welches nicht mehr den aktuellen Erwartungshaltungen an eine zeitgemäße IT entspricht. Die EUF hat daher mit dem Land in den Zielvereinbarungen die Finanzierung der Einführung einer neuen Softwaregeneration verhandelt. Das Nachfolgeprodukt heißt HISinOne (https://www.his.de/hisinone) und wird an der EUF sukzessive die alten HIS-GX-Module ablösen.

Die Einführung ist durch 1,5 Personalstellen abgesichert. Im ZIMT übernimmt eine 1,0-Stelle Tätigkeiten im Bereich der Administration des alten GX-Systems, um die HIS-Admins zu entlasten und so für das Einführungsprojekt Kapazitäten zu schaffen. Mit 0,5 Stellenanteilen ist eine Projektleitung mit dem Zusammenhalten der unterschiedlichen Stränge beauftragt.

Im April 2022 fand ein großer Projektauftakt statt, bei dem sämtliche Schlüsselanwender geladen waren, um ihre Perspektive auf die Anforderungen an das neue Produkt zu formulieren und im Projektauftrag zu hinterlegen.

Zwischen August 2022 und März 2023 fanden Workshops zu den einzelnen Produktbereichen statt, in denen einerseits die Möglichkeiten des Systems vorgestellt, andererseits aber auch die Anforderungen der EUF an das System besprochen wurden. Hierbei handelt es sich um folgende HISinOne-Module:

• Portal (Integratives Portal zur Darstellung unterschiedlicher Produktbereiche sowie Einbindung externer Anwendungen)
• APP (Studienplatzbewerbung)
• STU (Studierendenstammdaten und Einschreibungsdaten)
• EXA (Studiengangs-, Veranstaltungs- und Prüfungsmanagement)
• DOC (Promovierendenmanagement, wurde nach dem Vorprojekt mangels ausreichender Produktreife vertagt)
• RES (Forschungsmanagement)
• ALU (Alumnimanagement, Einführung optional möglich, wird aktuell noch auf StuKo-Ebene diskutiert)
• SYS und PSV (technische Grundlage und Rollen-Rechte-Modelle)

Die fachliche Verantwortung für die Einführungsprojekte liegt bei RES im Präsidialbereich Forschung, bei SYS und PSV im ZIMT und bei den restlichen Produktbereichen in Abteilung III (Studierendenservices).

Für das Gesamtprojekt ist ein Steering Committee gebildet worden, er besteht aus

• der Projektauftraggeberin (Kanzlerin Stephanie Brady),
• dem Vizepräsidenten für Studium, Lehre und Digitalisierung (Prof. Dr. Jürgen Schwier)
• der Vizepräsidentin für Forschung (Prof. Dr. Iulia Patrut)
• dem ZIMT-Beiratsvorsitz (Prof. Dr. Berthold Hass)
• den drei "Project-Leads"
  • Organisational lead (Hilke Nissen)
  • Business lead (Nils Düster)
  • IT Lead (Helge Petersen).

Für die operative Projektleitung wurde eine Lenkungsgruppe gebildet, diese besteht aus den drei Project-Leads und dem Projektleiter (Thomas Petersen). Die Lenkungsgruppe tagt wöchentlich und berichtet an das Steering Committee.

Der Projektplan sieht folgende Agenda vor:

• APP: Umsetzungsprojekt von 10/2023 bis 11/2024, GoLive von APP zum Dezember 2024.
• STU: Umsetzungsprojekt von 01/2024 bis 12/2024, GoLive zum Dezember 2024, ggf. Nacharbeiten für Daten ehemaliger Studierenden bis 04/2025.
• EXA:
  • Studiengangmanagement: 11/2023 bis 09/2027.
    • Geplantes GoLive:
      • Erstsemester BA EUCS, BA Sozialwissenschaften, BA IM, BA TES 08/2025.
      • Erstsemester BA Bildungswissenschaften: 08/2026.
      • Erstsemester sämtlicher Masterstudiengänge: 08/2027.
    • Die Studierenden auf höheren Fachsemestern verbleiben mit ihrem Studium auf HIS-GX und beenden ihr Studium auf dem Altsystem.
  • Veranstaltungsmanagement: wie Studiengangmanagement
  • Prüfungsmanagement: wie Studiengangmanagement
  • Praktikumsmanagement: wie Studiengangmanagement
• DOC: erneute Produktvorstellung in 2026.
• RES: geplanter GoLive 03/2024
• ALU: (parallel zu STU, jedoch mit niedriger Priorität)
• SYS: Grundfunktionalitäten bis 11/2023, Anpassungen an Erfordernisse der Produktbereiche projektbegleitend bis 2027.
• PSV: Grundfunktionalitäten bis 11/2023, Anpassungen an Erfordernisse der Produktbereiche projektbegleitend bis 2027.

(Stand: 09/2024)

APP

Auftaktworkshop des Umsetzungsprojektes 10/2023. Migration der Studiengangtabellen 12/2023. Konfiguration der einzelnen Studiengänge 03/2024. Bescheid-Erstellung 07/2024. Funktionstests 07/2024.

Weitere Projektplanung: Durchgängige Zweisprachigkeit Deutsch/Englisch sicherstellen 09/2024. Funktionstests 10/2024. Produktivgang 12/2024.

STU

Testmigration der aktuellen Studierenden 01/2024. Auftaktworkshop Umsetzungsprojekt 02/2024, Workshop Gebührenmanagement 03/2024. Umsetzen der Bescheinigungen (operatives Reporting) 05/2024. Testmigration Bestands-Studierende sowie Exmatrikulierte der letzten zwei Jahre 06/2024. Konfigurationsworkshop 08/2024. Testphase 09/2024. Anwenderschulung Studierendensekretariat 09/2024. Anbindung uninow für digitalen Studierendenausweis 09/2024.

Weitere Projektplanung: 10/2024 Anbindung Hochschulbibliothek für digitalen Bibliotheksausweis. 11/2024 Entwicklung digitaler Gaststudierendenausweis für uninow. 11/2024 Produktivsetzung STU.

EXA

Prüfungsordnungsabbildungsauftakt 11/2023. Definition der Anmelde- und Verteilverfahren für das Lehrveranstaltungsmanagement 05/2024. 09/2024 Prozessworkshop Prüfungsamt.

Weitere Projektplanung: Lehrdeputatcontrolling mit Dekanaten 11/2024. Prozesse Lehrveranstaltungsmanagement 03/2025. Produktivsetzung 08/2025.

DOC

-

RES

Im Testbetrieb seit 05/2024.

ALU

-

SYS

Kontinuierliche Konfiguration parallel zu den Produktbereichen seit 09/2023. Schnittstellenentwicklung für Drittsysteme 09/2024.

PSV

Kontinuierliche Konfiguration parallel zu den Produktbereichen seit 09/2023