Barrierefreie PDFs zur Verfügung stellen

Der Dokumententitel wird als Fenstertitel des PDFs bei Nutzung eines Screenreaders vorgelesen. Auf diese Weise wird z.B. die richtige Wahl eines Dokumentes aus einem Ordner mit vielen PDFs ermöglicht. Dafür muss der Dokumententitel aussagekräftig/eindeutig formuliert sein.

• Registerkarte Datei
  • Reiter Informationen (Abb. 2)
    • Abschnitt Eigenschaften (Abb. 2)
• Evtl. weitere Metadaten wie Tags (Schlagwörter) und Name des Autors/der Autorin eintragen

Abbildung 2: Dokumententitel im Abschnitt "Informationen" eintragen

Die eingestellte Ausgangssprache bestimmt in welcher Sprache ein Screenreader das Dokument vorliest. Bei Passagen in abweichender Sprache (z.B. Zitate) muss die Sprachänderung manuell für den Abschnitt eingetragen werden.

Vorgehen – Version 1:

• Registerkarte Überprüfen
• Schaltfläche Sprache à Sprache für Korrekturhilfen festlegen (Abb. 3)
  • Text lässt sich für das gesamte Dokument ändern oder nur für einen markierten Text (sinnvoll z.B. bei Zitat in anderer Sprache) – dafür zunächst Wort oder Abschnitt markieren und über denselben Weg unter Auswahl des Buttons Markierter Text ändern (Abb. 4)

Abbildung 3: Sprache für Korrekturhilfen über die Registerkarte "Überprüfen" festlegen

Abbildung 4: Sprache für Korrekturhilfen für gesamtes Dokument oder einen markierten Text einstellen

Vorgehen – Version 2:

• Text mit abweichender Sprache markieren
• In der Statusleiste auf die Dokumenten-Sprache klicken (Abb. 5)
  • Sprache wählen
    • Sollte die Sprache in der Statusleiste nicht angezeigt werden, finden Sie Lösungsvorschläge in diesem Artikel: https://softwareanleitungen.de/word-sprache-in-statusleiste-anzeigen/

Abbildung 5: Dokumentensprache über die Statusleiste von Word anpassen

Auf die manuelle oder automatische Silbentrennung von Word muss verzichtet werden. Diese Form der Silbentrennung wird bei der Umwandlung in eine PDF selten korrekt wiedergegeben.

Relevante Informationen sollten nicht nur in den Kopf- oder Fußzeile stehen, da diese von Word nicht ausgezeichnet werden. Besonders Word 2016 zeichnet Fußzeilen beim Export in eine PDF nicht aus.

Soll das Dokument über mehrere Spalten verfügen. So muss die entsprechende Word-Funktion genutzt werden.

• Registerkarte Layout (Abb. 7)
  • Gruppierung Seite einrichten (Abb. 7)
    • Schaltfläche Spalten (Abb. 7)

Abbildung 7: Einrichten eines mehrspaltigen Dokumentes

Formatvorlagen

Sämtliche Texteigenschaften wie Schriftgröße, Schriftart, Farbe, Abstände und Absätze müssen über Formatvorlagen eingestellt werden. Formatvorlagen werden genutzt für:

• Überschriften, Unterüberschriften
• Titel
• Zitate
• Tabellen
• Listen
• Fließtext

Formatvorlagen gewährleisten ein einheitliches Aussehen von gleichen Strukturelementen. Durch Vorlagen ausgezeichnete Elemente werden identisch gekennzeichnet. Solche eine Kennzeichnung über "Tags" macht die Lesereihenfolge für Screenreader und andere Hilfsmittel nachvollziehbar, da auf diese Weise die Strukturelemente vorgelesen/erkannt werden. Menschen mit Sehbeeinträchtigung gehen sequenziell vor, um Strukturelemente zu erkennen und sich mit ihren Hilfsmitteln durch das Dokument zu navigieren.

Formatvorlagen anwenden:

• Textstelle markieren
• Registerkarte Start (Abb. 8)
  • Formatvorlagen-Katalog enthält Formatvorlagen für verschiedene Inhaltselemente (Abb. 8)
  • Fließtext: basiert immer auf der Formatvorlage "Standard"
• Formatvorlagen lassen sich individuell anpassen:
  • Rechtsklick auf eine Formatvorlage öffnet ihr Kontextmenü
    • "Ändern…" wählen
• Änderung wirkt sich auf alle Textstellen mit selber Formatvorlage aus

Abbildung 8: Formatvorlagen anwenden

Bei der Überarbeitung von bereits bestehenden Dokumenten sollte zunächst die alte Formatierung gelöscht werden, um Folgefehler zu vermeiden:

• Registerkarte Start
  • ganzen Text mit Strg + A markieren
    • Formatvorlagenkatalog aufklappen
      • Button Formatierung löschen…

Überschriften sind die wichtigsten Navigationselemente/Orientierungselemente eines Dokuments. Deren Hierarchie muss stringent eingehalten werden. Überschriften folgen demselben Schema wie bereits bei den Überschriften-Hierarchien im Web beschrieben. Überschriften werden ebenfalls über Formatvorlagen gekennzeichnet (Abb. 9). In der Gliederungsansicht lässt sich leicht prüfen, ob die Überschriften korrekt ausgezeichnet wurden.

Abbildung 9: Überschriften Formatvorlagen nutzen

Für Aufzählungen muss ein Aufzählungszeichen oder eine gegliederte Liste gewählt werden. Eine manuelle Auflistung mit einem Spiegelstrich "-" bietet keine korrekte Textauszeichnung.

• Registerkarte Start (Abb. 10)
  • Gruppierung Absatz (Abb. 10)
    • Listenvorlagen (nummeriert oder nicht nummeriert) nutzen (Abb. 10)

Abbildung 10: Nutzung von Aufzählungszeichen, nummeriert oder nicht nummeriert, gewährt eine korrekte Auszeichnung der Aufzählung

Alternativ lässt sich der Abstand erhöhen:

• Registerkarte Start
  • Gruppierung Absatz
    • Option Zeilen- und Absatzabstand
      • Unter Zeilenabstandsoptionen manuell gewünschten Absatz einstellen

Absätze müssen mit einer Formatvorlage definiert werden. Dies ist in der Regel die Formatvorlage "Standard" Je nach Dokumentengestaltung können verschiedene Stile der Standardvorlage angelegt werden. Bei Prüfung in der Gliederungsansicht sollten die Absätze die Auszeichnung "Textkörper" besitzen (Elementtyp). Bei Bedarf lässt sich dort die Formatvorlage ändern

Eine Prüfung auf überschüssige Leerzeichen und Leerzeilen ist möglich in dem das Formatierungszeichen eingeblendet wird.

• Registerkarte Start (Abb. 12)
  • Gruppierung Absatz (Abb. 12)

Abbildung 12: Formatierungszeichen aktivieren/deaktivieren

Das Formatierungszeichen zeigt Leerzeichen mit einem Punkt und Absatzmarken mit dem ¶ - Zeichen an. Korrekt eingefügte Seitenumbrüche werden ebenfalls entsprechend gekennzeichnet. Auf diese Weise lässt sich schnell ermitteln, ob mit überschüssigen Leerzeilen und Leerzeichen Umbrüche und Einrückungen erzeugt wurden.

Abbildung 13: Leerzeichen werden mit einem Punkt gekennzeichnet. Der korrekt eingefügte Seitenumbruch wird ebenfalls entsprechend gekennzeichnet, wenn die Formatierungszeichen aktiviert sind

Mittels Eingabe-Taste (Enter) erstellte Leerzeilen werden mit dem ¶-Zeichen hervorgehoben

Inhaltsverzeichnisse lassen sich in Word automatisch erstellen. Sie dienen der Orientierung und Navigation. Eine Grundlage damit Inhaltsverzeichnisse korrekt funktionieren ist die Nutzung von Überschriften-Formatvorlagen. Überschriften, die mit einer Formatvorlage gekennzeichnet wurden, erscheinen automatisch mit entsprechender Seitenzahl im Inhaltsverzeichnis. Inhaltsverzeichnisse ermöglichen zu dem das direkte Navigieren zu einem Abschnitt in einer späteren PDF.

Vorgehen Inhaltsverzeichnis erstellen

• Im Dokument an Stelle navigieren, wo das Inhaltsverzeichnis eingefügt werden soll
• Registerkarte Referenzen (Abb. 15)
  • Gruppierung Inhaltsverzeichnis (Abb. 15)
    • Schaltfläche Inhaltsverzeichnis (Abb. 15)
      • Gewünschte Vorlage auswählen

Abbildung 15: Inhaltsverzeichnis erstellen

Inhaltsverzeichnis aktualisieren

Inhaltsverzeichnis müssen regelmäßig aktualisiert werden, damit alle Verlinkungen zu neuen Überschriften eingebaut werden.

• Klick aufs Inhaltsverzeichnis
  • Inhaltsverzeichnis aktualisieren (Abb. 16)
  • Wahl treffen (Abb. 16):
    • Nur Seitenzahlen aktualisieren
    • Gesamtes Verzeichnis aktualisieren

Abbildung 16: Inhaltsverzeichnis aktualisieren

Links und Verweise auf externe Webseiten, Dokumente oder E-Mail-Adressen müssen über die Taste Strg + Linksklick auf den Link/Verweis weiterleiten. Dazu muss ein Link in Microsoft Word richtig eingebettet werden.

Wird ein externer Link eingegeben/eingefügt und die Eingabe mit einem Leerzeichen oder Enter abgeschlossen, generiert Word in der Regel automatisch eine aktive Verlinkung (AutoFormat-Funktion).

Links können ebenfalls über das Kontextmenü gesetzt werden, dort können wichtige Parameter des Links ausgefüllt werden:

• Mit Rechtsklick im Dokument das Kontextmenü öffnen (Abb. 17)
  • Schaltfläche Link (Abb. 17)
    • Schaltfläche Link einfügen… (Abb. 17)
      • Wählen wohin verlinkt werden soll (Datei, Website, Email etc.) (Abb. 18)
      • Linkziel/Adresse eintragen (Abb. 18)
      • QuickInfo öffnen (Abb. 18)
        • Alternativtext für den Link oder Titel der Website hinterlegen. Erscheint beim Hovern über den Link und wird von Screenreadern vorgelesen (Abb. 19)

Abbildung 17: Link über das Kontextmenü einfügen

Abbildung 18: Linkeinstellungen vornehmen

Abbildung 19: in der Quickinfo zum Link Alternativtext oder Titel des Links eintragen

Querverweise innerhalb eines Dokuments lassen sich auf Überschriften, Abbildungen oder z.B. Tabellen setzen. Die Querverweise werden automatisch aktualisiert, falls an der Verweisquelle Änderungen erfolgen.

• Registerkarte Referenzen (Abb. 20)
  • Gruppierung Beschriftungen (Abb. 20)
    • Schaltfläche Querverweis (Abb. 20)
      • Verweiseinstellungen festlegen

Abbildung 20: Querverweis erzeugen

Die Kopfzeile bzw. Kopfspalte muss als solche gekennzeichnet werden. Eine Kombination aus beiden Einstellungen ist auch möglich.

• Tabelle auswählen
  • Registerkarte Tabellenentwurf (Tab. 22)
    • Gruppierung Tabellenformatoptionen (Tab. 22)
      • Kopfzeile = Erste Zeile ist Kopfzeile
      • Erste Spalte = erste Spalte ist Kopfspalte
      • Es können auch beide Punkte angehakt werden

Abbildung 22: Kopfzeile und/oder Kopfspalte definieren

Bilder aller Art benötigen nicht nur auf Webseiten einen Alternativtext (Alt-Text). Alt-Texte sind ebenfalls in PDFs unerlässlich, wenn diese barrierefrei sein sollen. Gut ausgefüllte Alt-Texte gewährleisten, dass ein Screenreader oder ähnliche Technologien, den Inhalt eines Bildes auf non-visuelle Weise wiedergeben. Der Alt-Text erscheint nicht am Bild. Nutzer von Hilfsmitteln erhalten einen Hinweis, dass bei dem Bild ein Alt-Text hinterlegt ist und bekommen diesen vorgelesen. Manche PDF-Viewer zeigen den Alt-Text auch beim Mouse-Over über dem Bild an.

Regeln zum Formulieren von Alternativtexten

• Objektiv – keine eigene Interpretation
• Verständlich - Beschreibung muss mit und ohne Kontext Sinn ergeben
  • gibt alle nötigen Infos wieder, um die Grafik ohne Sehfähigkeit zu erfassen
• Eindeutig
• Effektiv – kurz und knapp, ohne Infos zu verlieren
• Lesefluss einer Grafik beachten
• Vom großen Ganzen zum Kleinen/Detail beschreiben
• Je nach Kontext/Zweck müssen folgenden Aspekte in der Beschreibung enthalten sein
  • Absicht/Zweck des Bildes
  • Objekte, Gebäude, Menschen
  • Ort auf der Abbildung
  • Emotionen/Atmosphäre
  • Was passiert im Bild?
  • Farben

Grafiken und Bilder ohne Aussage, wie zum Beispiel "Schmuckgrafiken" können als "dekorativ" markiert werden. Nutzer von Hilfsmitteln erhalten keinen Hinweis, dass sich an der Stelle ein Bild befindet, da es für sie keinen Mehrwert/Nutzen bietet

• Rechtsklick auf Bild öffnet das Kontextmenü
  • Schaltfläche Alternativtext anzeigen…
    • Haken bei "als dekorativ markieren" setzen (Abb. 24)

Am besten auf die Verwendung von SmartArts verzichten. Bei der Umwandlung in eine PDF entstehen aus einer SmartArt mehrere Bilder und der hinterlegte Alt-Text wird nicht übernommen.

Soll die SmartArt doch verwendet werden, muss diese als Bild abgespeichert werden und das Bild der SmartArts mit aussagekräftigem Alternativtext ins Dokument eingefügt werden. Gleiches gilt für die Nutzung von Diagrammen.

Bilder mit Formeln müssen im Alt-Text eine textbasierte Version der Formel enthalten.

Auf das Einfügen von Formeln über Word sollte verzichtet werden, da diese meist nicht barrierefrei zugänglich sind. Bei Dokumenten, die viele Formeln enthalten, empfiehlt sich das Office Add-In MathType

Formeln müssen eindeutig beschrieben werden, Schreibweise nach Latex oder MathMl-Standards müssen eingehalten werden.

Gliederungsansicht

Die Gliederungsansicht in Microsoft Word bietet einen Überblick über die Struktur und Logik des Dokuments. Mit Aktvieren der Gliederungsstruktur wird die Hierarchie des Dokuments anhand einzelner Aufzählungspunkte visualisiert. Jeder Punkt steht für ein eigenständiges Element. Eine Überschrift vom Typ h2 wird in der Gliederungsansicht mit "Ebene 2" gekennzeichnet. Ein Textabschnitt wird mit "Textelement" gekennzeichnet. Auf diese Weise lässt sich leicht durch ein Dokument navigieren und prüfen, ob alle Elemente richtig ausgezeichnet wurden. Über die Gliederungsansicht lässt sich der Typ eines Elementes ebenfalls korrigieren.

• Registerkarte Ansicht (Abb. 25)
  • Gruppierung Ansicht (Abb. 25)
    • Schaltfläche Gliederung (Abb. 25)

Abbildung 25: Gliederungsansicht einschalten

Navigationsansicht

Wird die Navigationsansicht in Microsoft Word eingeblendet, so befindet diese sich in der linken Werkzeugleiste. Die Ansicht ermöglicht die schnelle und effiziente Navigation im Dokument und führt wie ein Reiseführer durch das Dokument.

Durch Linksklick auf ein Element in der Navigation, springt man automatisch zum ausgewählten Abschnitt. Dieses Verhalten unterstützt die manuelle Prüfung der Lesereihenfolge und der Dokumentstruktur. Denn dies sind Parameter, welche immer durch den Anwender geprüft werden müssen. Kein Tool, auch kein KI-Tool, kann solch eine Aufgabe übernehmen. Auch PDF-Prüftools können die inhaltliche Reihenfolge nicht prüfen, sie prüfen nur deren Auszeichnung für unterstützende Hilfsmittel.

• Registerkarte Ansicht (Abb. 27)
  • Gruppierung Anzeigen (Abb. 27)
    • Haken bei Option Navigationsbereich setzen (Abb. 27)

Abbildung 27: Navigationsbereich aktivieren

Vor dem Export eines Dokuments in eine PDF, sollte die Microsoft Word interne Prüfung zur Barrierefreiheit vorgenommen werden. Auf diese Weise entsteht ein barrierefreies Word-Dokument. Dies impliziert nicht, dass die exportierte PDF zu 100% barrierefrei sein wird, bildet jedoch den entscheidenden Grundstein für die weitere Bearbeitung.

• Registerkarte Überprüfen (Abb. 29)
  • Gruppierung Barrierefreiheit (Abb. 29)
    • Schaltfläche Barrierefreiheit überprüfen (Abb. 29)

Abbildung 29: Barrierefreiheitsprüfung in Word

Es gibt viele Wege und Programme, um eine PDF zu erstellen. Die wenigsten Möglichkeiten bieten die Sicherheit die getroffenen Vorkehrungen und vorgegebene Struktur aus Word auch vollständig zu übernehmen. Der Export über Word übergibt nahezu vollständig alle Vorkehrungen korrekt an die PDF weiter.

PDF-Drucker sollten gar nicht verwendet werden!

• Registerkarte Datei
  • Schaltfläche Exportieren (Abb. 31)
    • PDF/XPS-Dokument erstellen (Abb. 31)
• Dateiname, Dateityp, und Speicherort im aufkommenden Fenster angeben (Abb. 32)
• Schaltfläche Optionen - Einstellungen für den PDF-Export hinterlegen (Abb. 32)
  • Textmarken erstellen mit Hilfe von Überschriften (Abb. 33)
  • Dokumenteneigenschaften (Abb. 33)
  • Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit (Abb. 33)
  • Text als Bitmap speichern deaktivieren (Abb. 33)

Abbildung 31: PDF exportieren

Abbildung 32: PDF exportieren - Dateieinstellungen

Abbildung 33: Einstellungen beim PDF-Export

Nur das Befolgen der vorangegangenen Schritte reicht nicht aus, um ein zugängliches Dokument zu erlangen. Eine Abschließende Prüfung mit Tools wie in untenstehender Tabelle ist erforderlich.

Bei automatischen Prüfmethoden mit Tools wie dem PDF Accessibility Checker (PAC) kann die logische Lesereihenfolge, die Tabellenstruktur und ob die Alt-Texte gut zur Abbildung passen, nicht überprüft werden. Solche Tools prüfen nur die korrekte Auszeichnung von Textelementen und Co. Für die Kontrastprüfung sind ebenfalls gesonderte Tools zu nutzen. Die vorherigen nicht prüfbaren Punkte müssen manuell durch den Anwender oder eine externe Person mit unvoreingenommenem Blick geprüft werden.